Peningkatan mutu secara berkelanjutan sangat ditentukan oleh pelaksanaan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja. Setiap unit kerja harus memiliki program kerja yang ditujukan untuk mendukung pencapaian visi dan misi universitas. Program kerja yang telah ditetapkan harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan langkah- langkah yang telah ditetapkan dalam standar operasional prosedur dan luaran yang diharapkan harus dapat memenuhi standar mutu yang berlaku. Untuk memastikan konsistensi antara aspek perencanaan dengan hasil kerja maka dilakukan audit kinerja unit kerja.
Tujuan
- Untuk memastikan tingkat kesesuaian program kerja dengan standar mutu yang telah ditetapkan.
- Untuk memperoleh data capaian kinerja unit kerja.
- Untuk mengidentifikasi kelengkapan dokumen unit kerja.
- Untuk memastikan proses pelaksanaan pekerjaaan sesuai dengan prosedur kerja.
Manfaat
- Hasil audit diharapkan dapat memberi informasi yang akurat tentang kepatuhan terhadap prosedur mutu untuk pemenuhan standar mutu.
- Hasil audit diharapkan dapat memberi informasi akurat terkait capaian kinerja.
- Hasil audit diharapkan dapat memudahkan perencanaan penambahan dokumen unit kerja.
- Hasil audit diharapkan dapat menambah referensi untuk pengambilan kebijakan peningkatan kinerja unit kerja.
Ruang Lingkup Audit Kinerja
- Kesesuaian program kerja dengan standar mutu yang telah ditetapkan
- Capaian kinerja
- Dokumen unit kerja
- Prosedur kerja
Sistem Penilaian
Hasil audit dirangkum sebagai temuan yang terdiri atas tiga kategori yakni:
- Mayor, yakni temuan dari bukti objektif yang menunjukkan tidak berjalannya prosedur atau proses dalam sistem manajemen mutu yang ditetapkan. Untuk keperluan penilaian, temuan berkategori mayor memiliki nilai 0 - 50.
- Minor, yakni Temuan dari bukti objektif yang menunjukkan adanya perbedaan penerapan sistem manajemen mutu dengan persyaratan yang ditetapkan. Untuk keperluan penilaian, temuan berkategori minor memiliki nilai 51-74.
- Observasi, yakni temuan yang tidak berdampak kepada terganggunya sistim mutu. Untuk keperluan penilaian, temuan berkategori observasi memiliki nilai 75 – 99
- Terpenuhi, yakni semua persyaratan dalam segala aspek terpenuhi. Untuk keperluan penilaian, temuan berkategori terpenuhi memiliki nilai 100.
Untuk mendapatkan data yang terukur maka temuan audit dikuantifikasi dengan cara membuat tingkatan temuan dengan penggunaan kata bertingkat dan diberi nilai sebagai berikut:
Sangat Lengkap = 5
Lengkap = 4
Kurang Lengkap = 3
Tidak Lengkap = 2
Sangat Tidak Lengkap = 1
Selain menggunakan kata Lengkap, juga menggunakan kata Sesuai, Jelas, Sering.
Formulir Evaluasi Unit Kerja Klik